Warum Jan der Einführung eines DAM Systems eine Beförderung verdankt

Das ist Jan, heute. 35 Jahre, verheiratet und zwei Kinder. Er arbeitet als Marketingspezialist in einem Großhandelsunternehmen. Dort ist er verantwortlich für die Erstellung der wöchentlichen Werbebroschüren. In der Vergangenheit sah Jans typischer Arbeitstag so aus:

Um halb 9 Uhr beginnt nach einstündiger Fahrt über die überfüllte Autobahn Jans Arbeitstag. Der Stau hat ihn eine halbe Stunde gekostet. Er weiß jetzt schon was ihm für ein hektischer Tag bevorsteht. Die Zeit hätte gut brauchen können. Nun ist sie wortwörtlich auf der Strecke geblieben.  

Jan ist im Marketing tätig und er sucht unternehmensweit Produktbilder zusammen, um die Broschüren und Kataloge zu befüllen. Er prüft ob alle Bilder aktuell sind, den Produkten entsprechen und die Qualität für den Druck stimmt. Das Problem das Jan hat? Jede Abteilung verwaltet die Bilder auf Ihre eigene Art und Weise. Es gibt kein zentrales Tool.

Jan fängt also wie immer an, die einzelnen Abteilungen anzurufen und E-Mails zu tippen, um sich die relevanten Bilder für die aktuelle Werbung zu beschaffen. Als Antwort bekommt er E-Mails mit einzelnen Bildern und Hinweisen auf Sammlungen, die auf verschiedenen Laufwerken in seinem Unternehmen liegen. Nicht immer hat er auch Zugriff auf all diese Verzeichnisse, weshalb er häufig mehrmals nachhaken muss, um an sein Material zu kommen. Manchmal kommt es sogar vor, dass einzelne Abteilungen Ihre Bilder auf eine CD brennen und Jan diese in den Abteilungen abholen muss. Das alles natürlich erst, nachdem er den richtigen Ansprechpartner gefunden und ihn erreicht hat.

Der Aufwand ist riesig. Es kostet Zeit, Geld und nicht zuletzt Jans Nerven… und die seiner Kollegen. Jans Aufgaben sind immer zeitkritisch. Jede Woche wird eine neue Werbung produziert und muss immer rechtzeitig druckbereit zur Produktion vorliegen. Es ist nicht selten so, dass Jan bereits am Montag Abend ausgebrannt auf der Couch sitzt. Rückblickend auf seinen Arbeitstag stellt er fest, dass er auf der Jagd nach den Dateien mehrere Kilometer zurückgelegt und längst noch nicht alle zusammen hat.

Jan macht sich Gedanken, wie man diesen Prozess effizienter gestalten könnte und somit Zeit und Kosten spart. Bei seiner Recherche im Internet stößt Jan auf ein sogenanntes Digital Asset Management System. Die Funktionen, die da vorgestellt werden, würden seinen Arbeitsalltag und auch den vieler Mitarbeiter enorm vereinfachen. 

Am nächsten Morgen schlägt Jan seiner Chefin Sandra die Anschaffung eines DAM Systems vor. Er erklärt die Vorteile die es für die Produktionsabläufe des Unternehmens bringt. Sandra ist schnell überzeugt vom Return on Investment und die beiden beschließen, ein DAM System im Unternehmen einzuführen.

Um 8 Uhr beginnt nach halbstündiger Fahrt Jans Arbeitstag. Früher hätte er sich sofort an seinen Schreibtisch gesetzt. Jede Minute hat gezählt. Heute startet er seinen Arbeitstag mit einer Tasse Kaffee und einem kurzen Gespräch mit seinem Kollegen. 

Wie vor einigen Wochen hat Jan immer noch die Aufgabe unternehmensweit Produktbilder zusammenzutragen. Dazu meldet sich Jan jetzt im neuen DAM System an und navigiert sich in die Suche. Da Jans Kollegen in den unterschiedlichen Abteilungen seit geraumer Zeit alle Bilder fein strukturiert in das DAM System importieren, hat Jan überhaupt keine Mühe die passenden Bilder zu sammeln.  

Der Workflow dafür ist jetzt standardisiert. Das ist klasse, denn so weiß jeder was zu tun ist und Jan muss sich nicht mehr mit den verschiedenen individuellen Lösungen rumschlagen. Seine Kollegen haben bereits in der vergangenen Woche alle Bilder importiert und diese mit dem für den aktuellen Newsletter relevanten Schlagwort „Newsletter-KW12_2015“ versehen. Jan muss nur nach dieser Phrase suchen und bekommt so alle Bilder, die er für den aktuellen Newsletter benötigt. 

Jan lädt diese nun nur gebündelt herunter und stellt sie anschließend der Produktion zur Verfügung. Den Prozess muss er nun nur noch überwachen und kann sich den Rest der Woche anderen Aufgaben widmen - die Gestaltung der verschiedenen Broschüren beispielsweise sollte dringend überarbeitet werden.

Er hatte schon seit langem vor, den Aufbau der Broschüren zu optimieren. Bis dato hat ihm dazu aber immer die Zeit gefehlt. Er kann sich jetzt aber voll und ganz darauf verlassen, dass das Material immer aktuell ist und in der richtigen Druckqualität vorliegt. Die ersten Optimierungen hat er schon umgesetzt. Das hat sich auch gleich positiv auf die Bestellungen ausgewirkt. Jan und auch Sandra sind begeistert vom neuen DAM System und überlegen bereits, wie sie es noch in weitere Prozesse integrieren können. Auch eine automatisierte Anbindung an das Produktionstool und den Webshop ist für die Zukunft bereits geplant. 

Nach Feierabend sinkt Jan gemütlich auf die Couch und spricht mit seiner Frau über den gelungenen und produktiven Arbeitstag. Er ist glücklich mit seiner Arbeit und stolz durch seine Recherchen die Abläufe in seinem Unternehmen so positiv beeinflusst zu haben. Einige Wochen später kommt Jans Chefin auf Ihn zu. Das System, das auf Jans Initiative eingeführt wurde, hat schnell die Abläufe verbessert. Jan und seine Kollegen werden von administrativen Aufgaben entlastet und können sich nun strategisch und kreativ noch besser einbringen. So bringen sie das ganze Unternehmen voran. Als Anerkennung dafür und für seine persönlichen Erfolge bietet Sandra Jan einen neue Stelle als Produktionsleiter an. Jan freut sich riesig und nimmt das Angebot gerne an.