Erst Metadaten machen Medien zu Assets

Was sind Metadaten? Ein digitales Objekt besteht aus dem Inhalt, den sogenannten Feindaten, und Kontextinformationen, den Metadaten. Während erstere den eigentlichen Inhalt darstellen, also zum Beispiel ein Bild, machen letztere das Objekt erst richtig nutzbar.

Viele Metadaten werden automatisch bei der Erzeugung eines Objektes erstellt: Dateityp, Auflösung, Erstellungsdatum oder Autor, um nur mal einige zu nennen. Darüber hinaus kann man auch weitere Informationen zu einem Objekt hinzufügen. So bieten Fotos über Ihre IPTC Daten die Möglichkeit an weitere Informationen standardisiert in der Datei abzulegen. In anderen Fällen werden die Objekte über eine Software verwaltet, die für jedes Objekt zusätzliche Informationen bereitstellt.

Das können Informationen sein die unmittelbar, zum Beispiel Anzahl der Verwendungen, oder mittelbar, zum Beispiel Bezugsquelle, mit dem Objekt in Beziehung stehen.

Um die besondere Bedeutung von Schlagworten als eine besonders wichtige Form der Metadaten besser zu illustrieren beschreibe ich zunächst ein Szenario ohne deren Einsatz.

In einer Firma wird ein Bild mit Sonnenuntergang in den Bergen für eine Werbekampagne zum Thema Milch eingekauft und danach im Dateisystem im Ordner /Bilder/Werbung/Lebensmittel abgelegt.

Einige Monate später sucht ein anderer Mitarbeiter ein Motiv für eine Kampagne zum Thema Urlaub. Das Bild aus der Milchwerbung wäre passend und lizenzrechtlich auch noch verwendbar. Der Mitarbeiter sucht aber unter /Bilder/Werbung/Landschaften. Dort findet er aber kein passendes Motiv. Daher wird dasselbe Bild, sogar bei derselben Agentur, noch einmal gekauft, verwendet und unter /Bilder/Werbung/Landschaften abgespeichert.

Eine gute Verschlagwortung und die Möglichkeit darin zu suchen hätte dieses Problem gelöst. Der erste Mitarbeiter hätte das Bild nach dem Kauf mit Schlagworten versehen, die es beschreiben. In unserem Beispiel wären das Worte wie Milch, Berge und Sonnenuntergang gewesen.

Gibt der andere Mitarbeiter nun als Suchbegriff Berge während seiner Suche ein, findet er das Bild nun wieder und kann es verwenden. Des weiteren kann er auch die Schlagworte um den Begriff Urlaub ergänzen und somit die Qualität der Mediensammlung erhöhen.

Dieses Beispiel verdeutlicht welchen Einfluss eine Verschlagwortung auf die Qualität der Daten hat: Aus einer eindimensional strukturierten Anhäufung von Bildern wird eine nach vielen Aspekten durchsuchbare Sammlung, die es dem Benutzer ermöglicht die gewünschten Assets zu finden ohne die Gesamtheit des Bestandes zu durchsuchen. Das spart Zeit und Geld.

Was eine gute Verschlagwortung ausmacht hat Pixelboxx Analyst Axel Ziegler-Lüdke in einem Artikel einmal beleuchtet, den Sie hier finden.

Metadaten und insbesondere Schlagworte setzen ein System voraus das es dem Benutzer erlaubt diese anzulegen, zu suchen und zu verwalten. Das mag auf dem ersten Blick trivial erscheinen, erfordert jedoch ein paar Gedanken im Vorfeld.

Hauptgrund hierfür ist die Tatsache dass nicht alle Metadaten eines Objektes in dem Objekt selber gespeichert werden. Die Spezifikationen eines Formates sehen eine unterschiedliche Metadaten vor, zum Teil formatübergreifend, zum Teil formatspezifisch. Ergänzende Informationen müssen also zum Teil in der Software gespeichert werden die sie verwaltet.

Deshalb sind Dateisysteme auch nicht geeignet um Metadaten zu verwalten. Nur mit Zusatzprogrammen lassen sich die in den Objekten selbst abgespeicherten Informationen sichtbar und (möglicherweise) durchsuchbar machen. Daten, die nicht direkt in Objekten gespeichert werden weil sie nicht Teil der spezifizierten Beschreibung des Datenformats sind, können überhaupt nicht verwaltet werden.

Daher bleiben als Alternativen eine Fotoworkflow-Software mit angeschlossener Datenbank (zum Beispiel Adobe Lightroom), eine Datenbank oder eine Digital Asset Management Software übrig. Wenn Metadaten automatisch, zum Beispiel durch ein Shopsystem genutzt werden sollen entfällt sogar noch die erste Lösung.

Eine ausführliche Betrachtung zum Thema Dateiablage finden sie hier.

Damit digitale Medien keine einmal verwendbare Wegwerfware werden, sondern vielseitig verwendbar bleiben und gut gefunden werden können, werden Metadaten gebraucht. Dadurch spart das Unternehmen Geld, Mitarbeiter können effizient die passenden Medien finden statt aufwändig zu recherchieren und der Kontext der Nutzung bleibt konsistent.

Erst Recht wenn Arbeitsabläufe und Medienauslieferung teil-/automatisiert werden sollen, sind Metadaten ein Muss.