Workflows – Wie der Fluss in die Arbeit kommt!

Gleich ob es sich um die Herstellung eines Produktes, die Erbringung einer Leistung oder die Produktion von Marketing-Material handelt, wenn Ihr Unternehmen eine Aufgabe zu erfüllen hat, dann sind daran oft viele Mitarbeiter beteiligt. Diese müssen zur Lösung der Aufgabe entsprechend ihrer Spezialisierung oder Zuständigkeit Teilaufgaben erfüllen.

Dabei müssen einige Dinge in bestimmten Reihenfolgen passieren, während andere auch parallel ausgeführt werden können. Die Einzelergebnisse werden nach und nach kombiniert, bis am Ende das gewünschte Gesamtergebnis vorliegt. Findet dieser Vorgang immer wieder statt, spricht man im Unternehmen von einem Arbeitsablauf, oder neudeutsch: Workflow. Schnell mal in der Wikipedia nachgeschlagen:

„Ein Arbeitsablauf ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und sachlogisch zusammenhängende Kette von Funktionen oder Diensten, die zur Bearbeitung einer betriebswirtschaftlichen Entität notwendig sind […].“

Nehmen wir uns mal ein Beispiel vor. Ihr Unternehmen stellt ein neues Produkt her. Und dieses Produkt soll nun natürlich auch fotografiert werden, damit es in Katalogen, im Webshop und auf der Homepage bildlich dargestellt werden kann. Welche Schritte sind notwendig? Das ist einfach, werden Sie sagen. Folgendes passiert:

• Der Produktmanager will ein Bild für sein neues Produkt,
• also wählen wir die richtige Agentur aus und
• mailen Ihnen die Anforderung und die Vorlagen für die Verträge zu den Nutzungsrechten.
• Die machen dann die Fotos und
• liefern uns eine CD mit den fertigen Produktfotos und Anwendungsbildern sowie die ausgefüllten und unterschriebenen Verträge.
• Unser Produktmanager prüft die Bilder,
• importiert Sie dann in unsere Bilddatenbank und verschlagwortet sie.
• Zuletzt schreibt er ein Mail an die Website-Redaktion,
• die sich das Bild dann wieder aus der Datenbank holt, um es in den Shop und ins Web zu packen.

Glückwunsch, Sie haben einen vollständigen Arbeitsablauf identifiziert und inhaltlich beschrieben. Aber: Hätten wir jetzt einen anderen Mitarbeiter Ihres Unternehmens befragt, wäre dabei die gleiche Beschreibung entstanden? Wahrscheinlich, aber wirklich sicher sind Sie nicht? Keine Sorge, Sie sind in guter Gesellschaft. Oft ist es so, dass Arbeitsabläufe in Unternehmen seit geraumer Zeit so durchgeführt werden, wie es sinnvoll erscheint und auch lange meistens zum gewünschten Ergebnis führen. Wir sprechen dann von einem Ad-Hoc-Arbeitsablauf. Oder, wie es einer meiner alten Kunden gerne ausdrückte: „Workflow Management by tradition.“

Ad-Hoc-Arbeitsabläufe funktionieren. Aber es geht besser, in dem man die Abläufe standardisiert. Warum besser?

Es herrscht Handlungssicherheit bei den Mitarbeitern. Die Abfolge von Tätigkeiten und die Verantwortlichkeiten sind festgelegt und dokumentiert.

Die beteiligten Ressourcen, sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitsmittel, sind eindeutig identifiziert. Die von Ihnen benötigten Zeiten zur Erfüllung Ihrer jeweiligen Teilaufgaben sind aus Erfahrungswerten bekannt und somit kann eine effektive Einsatzplanung durchgeführt werden.

Aufgrund der Einsatzplanung werden Wartezeiten und Überlastungen an einzelnen Stationen des Arbeitsablaufes vermieden.

Die Gesamtergebnisse können stetiger, also im Verlauf des Zeitablaufs gleichmäßiger, fertig produziert werden.

Allgemein gesagt, werden durch das Standardisieren von Arbeitsabläufen Bearbeitungsprozesse verbessert und optimiert. Mitarbeiter werden entlastet und können schneller auf Informationen zugreifen. Durch standardisierte Arbeitsabläufe laufen Geschäftsprozesse automatischer und flexibler ab. Fehler, die sich öfter wiederholen, können vermieden werden. Dies erspart Zeit und Geld.

Grundsätzlich sollte die Standardisierung in vier Schritten erfolgen. Schauen Sie sich erst einmal Ihren aktuelle Situation an. Überlegen Sie dann, ob schon alles gut läuft oder ob einige Abläufe noch optimiert werden können. Welche Arbeitsabläufe wiederholen sich ständig? Bei welchen Arbeitsabläufen gibt es derzeit die größten Probleme? Oder bei welchem Arbeitsablauf hätte die Einführung von Standards die größte positive Wirkung zur Folge?

Entscheiden Sie sich für einen Arbeitsablauf und erfassen Sie den Ist-Zustand. Gerne auch mit anderen Kollegen zusammen. 
Definieren Sie dann einen klaren Sollzustand und stellen Sie einen Plan zur Erreichung der Ziele auf. Dazu können Sie eine Checkliste anlegen oder mit Hilfe eines Brainstorming gemeinsam Ideen erfassen. Listen sind gut, damit nichts vergessen wird, und um den ganzen Struktur zu geben.

Testen Sie die einzelnen Punkte erst einmal in kleinen Gruppen und schauen Sie, ob die Standards schon ausgereift sind. Passen Sie sie gegebenenfalls an. Wenn sich die Änderungen im kleinen Rahmen bewährt haben, dann übertragen Sie diese auf die ganze Abteilung. Eingeführte Standards sind natürlich immer wieder änderbar und nicht für alle Ewigkeit gedacht. Sie sollten aber hin und wieder hinterfragt werden, um eventuellen Anpassungsbedarf zu erkunden.

Haben Sie gemerkt, dass ich mich bislang um das Wort Workflow gedrückt habe und immer das deutsche Wort Arbeitsablauf verwendet habe? Das liegt daran, dass für mich der Wortteil „Flow“ besonders wichtig ist (engl. to flow: fließen). Für Ad-Hoc-Abläufe gilt dieses Fließen von Tätigkeiten und Ergebnissen oft nicht, aber nun, wo wir alles dahingehend standardisiert haben, dass nun alle Mitarbeiter Ihrer verbalen Beschreibung gemäß arbeiten würden, nenne ich das gerne einen Workflow.

Wir sollten nun hingehen und diesen Workflow mit Hilfe einer verbalen Beschreibung und Diagrammen aus einem Tool für BPMN (Business Process Model And Notation) dokumentieren. Die Details dazu würden den Umfang dieses Blog-Artikels aber wohl sprengen.

Lassen Sie uns deshalb über einen weiteren Schritt nachdenken: Automatisierung der Workflows. Was kann man Automatisieren? Zwei Stellen sind hier interessant: Zum einen die Durchführung von Arbeiten selbst und die Übergänge zwischen zwei Arbeitsschritten. Warum sollte man diese automatisieren? Um Durchlaufzeiten zu verringern und um Fehler zu minimieren. Gehen wir zurück zu unserem Ausgangsbeispiel:

Als erstes betrachten wir die Prüfung der Bilder durch den Produktmanager. Diese Prüfung besteht meiner Erfahrung nach mindestens aus zwei Teilen. Das Erste ist die fachliche Prüfung, die feststellt, ob denn das richtige Produkt fotografiert wurde. Das Zweite und aufwändigere ist die technische, bei der vorgeschriebene Auflösungen, Formate oder die Existenz von Freistellpfaden im Bild geprüft werden. Der erste Teil ist nicht zu automatisieren, so gut ist die Bildinhaltserkennung leider noch nicht. Aber die technische Prüfung ist technisch einfach zu realisieren und kann automatisch beim Import durchgeführt werden. Besteht das Bild die Prüfung nicht, wird es abgelehnt und der Produktmanager wird über die Gründe informiert. So spart er einen Schritt bei der Arbeit ein.

Jetzt werfen wir einen Blick auf die Bereitstellung der Bilder für den Webshop. Hier kann man den Weg der Bilder aus dem Digital-Asset-Management in den Webshop durch eine direkte Schnittstelle zwischen den Systemen verkürzen. Anstatt Bilder aus dem DAM herunterzuladen und im Shop wieder einzufügen, wird es dem Shop ermöglicht, das jeweils aktuellste Bild zu einem Produkt anhand der Produktnummer abzurufen (Sobald es importiert wurde oder auch falls der Produktmanager ein existierendes Bild austauscht). Existiert es noch nicht, wird ein Platzhalter ausgeliefert. Für die Shop-Verantwortlichen entsteht kein neuer Aufwand.

Selbst in diesem einfachen Workflow lassen sich Ansatzpunkte zur Automatisierung finden, die Vorgestellten sind nur zwei davon. Also: Setzen Sie sich mit Ihren Workflows auseinander, finden Sie sie, standardisieren Sie sie und schauen Sie, welche Arbeit Ihnen in den Workflows durch Automatisierung abgenommen werden kann. Let your work flow…